Was ist das Ziel diese Seite?

Auf dieser Seite wollen wir Ihnen grundsätzliche Informationen rund um das Thema "GoBD" erläutern.

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Was sind die GoBD und wen betreffen sie?

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist eine handelsrechtliche Pflicht, die das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in seinem Schreiben vom 14. November 2014 konkretisiert. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) legen detailliert fest, wie sich der Gesetzgeber das Vorgehen vorstellt.Mit den GoBD werden die GoBS und GdPDU abgelöst und somit Einzelgrundsätze in einer Verwaltungsvorschrift zusammengefasst. Insgesamt definieren die Grundsätze zur ordnungegemäßen Buchführung, wie sich das Bundesfinanzministerium die Gestaltung steuerrelevanter DV-gestützter Prozesse vorstellt. Somit bilden die GoBd die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Buchführung in elektronischer und Papierform. Anwendung finden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Für wen ist das relevant?

Diese Vorschrift ist zum 1.1.2015 in Kraft getreten und betrifft grundsätzlich alle Unternehmen (Kapital- und Personengesellschaften, Kaufleute, Genossenschaften):

Welche Konsequenzen hat das für Unternehmer?

Vor allem in kleineren Unternehmungen ist die Sichtweise verbreitet, dass mit der Übergabe der Belege an den Steuerberater und der Buchung (durch ihn) den Regeln der GoBD Genüge getan ist. Doch das ist ebenso wenig korrekt wie die Verwendung einer zertifizierten Software. Die Verantwortung für seine Buchführungspflicht und somit Fehler bei der digitalen Buchführung sowie eine fehlende oder ungenügende Verfahrens- oder Prozessdokumentation liegt allein beim steuerpflichtigen Unternehmer. Dies betrifft auch die Datenzugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung und die Archivierung bzw. Speicherung der Belege und Dokumente. Anders formuliert:

Es geht hier nicht nur um die Buchhaltung als solche, sondern um den kompletten Prozessablauf in Bezug auf steuerlich relevante Dokumente.

Was regelt die GoBD?

Grundsätzlich ist eine ordnungsgemäße Buchführung grundsätzlich nichts Neues im Handelsrecht. Die GoBD bilden die Grundlage, wie Unternehmen mit digitaler Buchführung und generell digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozessen umgehen sollen. Insofern finden Unternehmen im BMF-Schreiben die Regeln, wie mit allen steuerrechtlich relvanten Prozessen, Datensätzen und Belegen zu verfahren ist.

Neben Vorgaben zum Umgang mit Papierbelegen sowie zu deren Digitalisierung beinhalten die GoBD auch Regelungen bezüglich Bargeschäften (Kassen, Jahresabschluss, Kennzeichnung von Privatentnahmen)

In diesem Zusammenhang fällt häufig der Begriff Haupt- und Nebensysteme, worunter Folgendes zu verstehen ist:

Was muss ich tun?

Alle Prozesse, Prozessabläufe, organisatorischen Regelungen sind in der Verfahrensdokumentation zu dokumentieren. Es ist also ein Nachweis zu führen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD erfüllt sind. Dazu gehört auch die Beschreibung der Verantwortlichkeiten und des Internen Kontrollsystems (IKS) sowie der eingesetzten Hard- und Software.

Um die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen im Sinne der Abgabenordnung (AO) zu gewährleisten, muss es interne Kontrollen geben. Hierzu gehören u. a. ein Berechtigungsmanagement sowie Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen. Wie das Kontrollsystem zu gestalten ist, hängt davon ab, wie komplex die Geschäftstätigkeit und Organisationsstruktur des eingesetzten DV-Systems sind. Folglich sind auch alle das IKS betreffenden Tätigkeiten und Sicherungsmaßnahmen Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Daneben werden übergreifenden Vorgaben definiert, wie: